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Le stockage de documents a ses contraintes propres et dépend de votre besoin et des ressources que vous pouvez lui consacrer. Et ça peut vous coûter plus ou moins cher en fonction de la solution que vous allez retenir !
Zoom sur le stockage de documents et les services de stockage d’archives.
Pourquoi stocker ses documents ?
En tout premier lieu, il convient de distinguer le stockage en tant que particulier et le stockage de documents d’entreprise : ce n’est pas du tout le même besoin et on ne vous conseillera pas la même chose dans les deux cas !
Il y a néanmoins un point commun entre le fait de stocker des documents pour un particulier et pour un professionnel ou une société : certains documents sont précieux et d’autres même doivent obligatoirement être conservés pendant une durée minimum.
En tant que particulier, on peut penser notamment aux bulletins de paye, factures et quittances, documents bancaires et immobiliers, impôts, documents de santé… La liste est longue et la durée minimale de conservation différente d’un document à l’autre.
🔗 Retrouvez la liste de tous les documents à conserver sur le site du Service Public.
Pour les entreprises, il s’agira d’un stockage de documents professionnels, bien sûr, tels que des factures, documents sensibles et données personnelles. Ce type de stockage requiert donc des solutions d’archivage adaptées pour protéger le contenu de ces documents.
Où stocker ses documents ?
Comment stocker ses documents ? Là encore, il est important de faire la distinction entre les documents numérisés et les documents papiers. Vous n’aurez pas recours aux mêmes solutions de stockage de documents selon qu’il s’agisse de l’un ou de l’autre !
Où stocker ses documents officiels ?
Le stockage de documents administratifs se prête particulièrement bien au stockage en ligne. Ces documents sont en effet désormais dématérialisés pour la plupart d’entre eux, et même si vous en avez une copie papier, il est bon d’en garder une version numérique stockée en ligne.
Existe-t-il des services d’archivages professionnels ?
Bien sûr ! Ces services vous proposent un stockage professionnel, physique ou électronique. Ils vous garantissent un maximum de sécurité et sont particulièrement recommandés pour le stockage d’archives.
Leur gros avantage est de vous permettre de « commander » certaines de vos archives en cours de stockage : elles vous sont alors livrées avec ou sans surcoût, ce qui permet à vos archives d’être bien gardées tout en restant disponibles au besoin.
Certaines sociétés vous proposent également des services à la carte comme de l’archivage ou la réception régulière de certains documents à ajouter à vos archives.
Mais attention : ces services dédiés sont nettement plus chers en général qu’un stockage de documents dans un box de stockage en libre-service !
Notre conseil : privilégiez cette option si vous avez vraiment besoin d’un service sur mesure pour le stockage de vos documents. Si vous souhaitez seulement libérer de l’espace dans vos bureaux, mieux vaut faire appel au self-stockage, tout aussi sécurisé et adapté au stockage de papiers et cartons.
Comment stocker ses documents sur Internet ?
Le stockage de documents en ligne a été grandement facilité ces dernières années. Le stockage de documents dans le cloud permet en effet de faire du stockage de gros fichiers sans aucune difficulté, gratuitement ou à très petit prix.
En tant que particulier, c’est extrêmement simple : comme vous n’en aurez pas des centaines, le stockage de documents gratuit est possible en utilisant des services de stockage en ligne tels que Google Drive ou Dropbox.
Mais en tant que professionnel, le stockage de documents sur Internet est moins aisé, sauf si vous avez des licences payantes de la suite Google ou d’autres outils de stockage en ligne. Pour une somme modique, vous pourrez alors conserver vos documents dans un espace de stockage restreint et sécurisé.
Comment faire du stockage de documents papier ?
A l’inverse, pour stocker des documents papier, il sera nécessaire d’avoir recours au box de stockage de documents.
Idéal pour du stockage d’archives, les boxes à louer vous garantissent en effet un espace de stockage sur mesure entre 1 et 30 m2 pour stocker des documents dans un espace propre, sec et bien ventilé : des conditions de stockage parfaites pour ce type de stockage !
L’avantage est qu’il s’agit d’un stockage de documents sécurisé : vidéo-surveillance 24h/24, alarmes et dispositifs anti-incendie vous assurent un niveau de sécurité maximal. Vous pouvez ainsi même stocker des documents sensibles.
Vous pouvez par ailleurs aménager votre box de stockage pour créer des étagères si cela vous facilite le tri et le rangement de vos documents. Vous pouvez également changer de taille de box en cours de stockage si nécessaire pour adapter l’espace de stockage à la hausse ou à la baisse (sous réserve de disponibilité).
Enfin, la location d’un box de stockage vous permet de bénéficier d’une grande flexibilité : vous y avez accès quand vous le souhaitez, toute l’année, et vous pouvez restreindre l’accès au box comme bon vous semble grâce à un cadenas électronique, par exemple. Le top pour du stockage professionnel !
Côté tarifs, le coût d’un garde-meuble est particulièrement compétitif par rapport aux services de stockage d’archives traditionnels, sachant que le prix d’un box de stockage dépend avant tout de sa localisation et de la taille de box dont vous avez besoin.
Vous pouvez à titre d’exemple consulter nos tarifs de garde-meuble dans les Yvelines, parmi les plus bas du marché.
