Sommaire
- Quelles sont les règles légales en ce qui concerne la conservation des archives ?
- Quels sont les avantages de la conservation des archives pour une entreprise ?
- Qu’est-ce qu’un système efficace de gestion des archives ?
- Utilisez un garde-meuble pour conserver vos documents en toute sécurité
- Bien Sûr, un garde-meuble pour stocker vos archives
En France, les entreprises sont dans l’obligation de conserver certains documents, tels que les dossiers juridiques, leurs données financières, leurs données commerciales et contractuelles. Quelles sont donc les obligations légales de stockage, à la fois de durée minimale et dans quelles conditions ? Nous allons répondre à ces questions dans les prochaines lignes.
Quelles sont les règles légales en ce qui concerne la conservation des archives ?
La conservation des archives est très importante pour les entreprises d’un point de vue juridique. Il y a de nombreux éléments à prendre en compte. Certains documents peuvent être numérisés, pour d’autres, l’original papier doit être conservé.
Tout d’abord, les documents peuvent être gardés en format papier ou électronique. S’ils sont conservés au format électronique, les documents doivent pouvoir révéler l’identité de la personne qui a élaboré le contenu écrit et doivent être conservés tout en garantissant leur intégrité. Les documents électroniques doivent au minimum être conservés pour une durée de 3 ans. Cependant, la majorité des documents sont à conserver en format papier. La loi accepte que des documents soient des copies dans le cas où la reproduction serait une reproduction fidèle et fiable de l’original. Néanmoins, les agents des finances publiques exigent des documents originaux excepté les lettres et factures de vente.
Les documents à conserver par une entreprise sont très nombreux. On retrouve notamment les documents et les pièces comptables, qui sont à conserver pendant 10 ans par exemple. Parmi ces pièces comptables, on retrouve le grand livre, le livre-journal, le livre d’inventaire, le livre de caisse, les balances, l’annexe, le bilan et le compte de résultat, etc. Les documents suivants sont également à conserver :
- Les documents sociaux
- Les documents fiscaux
- Les documents relatifs à l’assurance
- Les documents bancaires
- Les documents qui sont liés au fonctionnement de l’entreprise
- Les contrats
- Les divers documents qui peuvent être liés à l’entreprise
La durée de conservation de ces documents est variable :
- Pour les documents sociaux, la conservation des documents est au maximum de 5 ans
- Elle est de 6 ans pour les documents fiscaux
- De 5 ans pour les documents bancaires
- De 10 ans pour les documents relatifs à l’assurance
- De 5 ans pour les documents qui sont liés au fonctionnement de l’entreprise
- De 30 ans pour les documents de contrats
- D’une conservation sans limite de temps pour les documents divers tels que les jugements et les ordonnances
Quels sont les avantages de la conservation des archives pour une entreprise ?
Les entreprises ont également avantage à conserver leurs archives, tant au niveau marketing qu’au niveau commercial.
Certes, la loi oblige les entreprises à conserver leurs documents, mais cela leur permet aussi de posséder des preuves en cas de litige. En effet, les archives peuvent vous permettre de défendre vos droits, car les écrits montrent plus facilement la réalité des faits. De plus, vous pouvez prouver que vous avez bien rempli vos obligations. Une archive peut également être une preuve écrite afin de démontrer une date de règlement d’une dette.
Les archives d’une entreprise serviront également pour la reconstitution de l’histoire de l’entreprise, notamment s’il s’agit d’une entreprise qui existe depuis plusieurs générations. Les documents peuvent aussi permettre de faciliter la reprise de son activité en transmission ou en cas de sinistre par exemple. Cependant, il est nécessaire d’avoir mis les documents dans un lieu protégé hors de ses locaux.
Qu’est-ce qu’un système efficace de gestion des archives ?
Afin d’être certain de garder ses documents en sécurité, une bonne organisation est primordiale. Pour cela, il peut être intéressant de former un plan de classement. Il est également nécessaire d’impliquer tous les salariés dans la gestion des archives et de les former si besoin est. Certains documents peuvent être numérisés, alors que d’autres ne peuvent pas l’être. De plus, la mise en place d’un système permettant la sauvegarde des données permet d’éviter la perte des données en cas de sinistre.
Utilisez un garde-meuble pour conserver vos documents en toute sécurité
Afin de garder vos archives en toute sécurité, il peut être intéressant de les conserver dans un garde-meuble. En effet, un garde-meuble est une entreprise qui propose de louer des locaux dans lesquels les entreprises et les particuliers peuvent entreposer leurs objets. Il s’agit d’une excellente solution quant à la conservation d’archives. En effet, vos documents sont ainsi protégés ; ils bénéficient de conditions saines dans des locaux secs et à température contrôlée. Par conséquent, vos documents seront bien conservés, quelle que soit leur durée de stockage. Louer un garde-meuble afin d’y disposer des documents permet également de gagner de l’espace dans les locaux de son entreprise.
Bien Sûr, un garde-meuble pour stocker vos archives
Bien Sûr est un garde-meuble situé en région parisienne, plus précisément dans les Yvelines. Nous proposons à nos clients des box de stockage afin d’y garder leurs biens en sécurité, propres et secs. Nous disposons d’une vingtaine de tailles de box différentes, allant de 1 m2 à 30 m2. Ainsi, vous avez une large variété de choix et vous pourrez choisir la taille de box qui vous correspond. Vous pouvez aussi à tout moment changer de taille de box, si vous avez plus d’archives à conserver. Vous pouvez accéder à votre box quand vous le souhaitez, 6h-23h, 7j/7 même les jours fériés. Vous pouvez aussi partager vos codes d’accès pour que plusieurs salariés y aient accès.
La sécurité de vos biens est notre priorité ! Pour cela, nous mettons de nombreux éléments de sécurité en place. Afin d’accéder à vos biens, vous devez franchir un double périmètre de sécurité. Vos biens sont sous vidéosurveillance 24h/24. Des détecteurs de mouvements ainsi qu’un système anti-incendie sont également installés dans nos entrepôts. Par conséquent, avec Bien Sûr, vos biens sont en sécurité.
De ce fait, si vous possédez une entreprise dans les Yvelines ou à proximité et que vous avez besoin d’un espace de stockage pour vos archives, n’hésitez pas à nous contacter. Vous pouvez contacter notre garde-meuble à Bois d’Arcy. Vous découvrirez par ailleurs, nos tarifs clairs et transparents en fonction des différentes tailles de box proposées.
