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Vous cherchez un service de stockage d’archives ? Plusieurs solutions s’offrent à vous, avec des avantages et des inconvénients différents selon chacune d’entre elles.
Tour d’horizon des solutions de stockage d’archives pour les entreprises et les professionnels.
Comment stocker ses archives ? Comment gérer les archives d’une entreprise ?
Il n’est pas rare que les archives d’une entreprise soient encore un véritable casse-tête : à l’heure où de nombreux services tendent à se digitaliser, les entreprises ont encore souvent besoin de stockage d’archives papier.
Et pour cause : tous les documents professionnels ne peuvent pas être conservés seulement sous leur format numérique ! Certains doivent nécessairement être gardés sous format papier pour des raisons légales (les documents financiers, notamment) tandis que d’autres sont sous format papier pour des raisons pratiques (les documents RH, par exemple).
Dans ce cas, le stockage professionnel s’impose : différentes solutions sont envisageables, mais certaines sont nettement plus pratiques et moins chères que d’autres !
Où stocker les archives de son entreprise ?
Il n’est pas toujours simple de stocker les archives de son entreprise dans ses bureaux, en premier lieu en raison d’un manque de place. C’est certes la solution la plus simple et pratique, mais on ne peut pas pousser les murs pour trouver un espace de stockage !
Si vous n’avez pas, dès votre emménagement dans vos locaux, imaginé d’espace pour conserver vos archives d’entreprise, il va nécessairement falloir vous tourner vers une solution externe. Et elles ne sont en fait pas légion, du fait de la nécessité de sécuriser vos archives.
Les services de stockage d’archives existent, mais ne sont pas légion : souvent très chers pour un service rendu minimes, ces prestataires d’archivage ne proposent en effet pas des services particulièrement intéressants par rapport à des solutions plus simples et moins chers.
Un local de stockage à louer peut en effet tout à fait être la bonne solution pour stocker vos documents papier et vos archives, à condition de vérifier que le stockage est sécurisé et se fait dans des conditions de conservations idéales.
Comment sécuriser les archives ?
Eh oui ! Sécuriser des archives papier n’est pas tout à fait la même chose que de stocker des meubles ou des affaires personnelles.
D’abord, vous allez avoir besoin d’un stockage sécurisé : c’est ce que vous proposent les garde-meubles et box de stockage.
Ces professionnels du stockage vous offrent en effet de nombreux dispositifs de sécurité tels que :
- un périmètre de sécurité ;
- un gardiennage 6j/7 ;
- de la vidéosurveillance 24h/24 et 7j/7 ;
- un détecteur de mouvement ;
- un système anti-intrusion sur chaque box ;
- un système anti-incendie performant…
Mais pour la bonne conservation de vos archives, un service de stockage d’archives se doit également de vous assurer une bonne ventilation de l’espace de stockage, et surtout un espace propre et sec !
Le papier ne craint rien tant que l’humidité en effet, qui l’altère dans le temps et le rend avec les années totalement illisible.
Enfin, il est absolument nécessaire de vous assurer que vous pourrez avoir accès à vos archives : si vous vous orientez vers un garde-meuble ou un box de stockage, choisissez-le de telle sorte qu’il se trouve à une distance raisonnable de vos bureaux et que vous puissiez y avoir accès facilement, tant en termes d’horaires d’accès que de simplicité d’accès.
Garde-meuble ou box de stockage pour stocker des archives ?
Attention ! Les garde-meubles comme les centres de self-stockage proposent des box à la location pour stocker vos archives. Mais les deux termes ne sont pas tout à fait équivalents !
Un garde-meuble désigne en effet un box de stockage fermé et sécurisé, mais qui se trouve généralement dans un entrepôt de stockage fermé au public. Vous ne pourrez donc pas avoir accès à vos archives aussi facilement que dans un box de stockage. Pour accéder à vos archives, vous aurez besoin de prendre rendez-vous, et cela pourra vous être facturé.
Prenez donc garde à vous assurer que vous pourrez avoir accès à vos archives comme bon vous semble, sans avoir besoin d’en demander l’accès par avance. On ne peut en effet pas toujours anticiper son besoin de consulter des archives !
Pour éviter ce type de désagrément, portez plutôt votre choix vers un centre de stockage qui propose des boxes de stockage en libre-service, qui vous permettent d’y avoir accès tous les jours avec des horaires très larges (généralement entre 6h et 23h).
Quels sont les tarifs du stockage d’archives ?
Les tarifs de stockage dans les centres de stockage qui proposent des boxes de stockage adaptés au stockage d’archives sont très variables.
Leur prix est fixé mensuellement : la location d’un box de stockage se fait en effet au mois le mois, sans que vous ne soyez en général engagé sur une durée minimale. Vérifiez néanmoins les modalités à respecter pour mettre fin à votre contrat de location, car elles peuvent être plus ou moins complexes.
Ensuite, pensez à comparer les tarifs de stockage dans la zone qui vous intéresse : d’une enseigne à l’autre, les prix de stockage peuvent varier de 30% pour un box de stockage de taille équivalente ! Privilégiez les sites qui affichent clairement leurs tarifs, c’est un bon indicateur pour vous assurer de l’absence de coûts cachés.
Car c’est l’autre écueil des services de stockage d’archives dans des boxes sécurisés : il n’est pas rare que des coûts cachés viennent alourdir la facture. Assurance obligatoire, frais de cadenas, frais de gestion ou de dossier… Prenez le temps de vérifier chacun de ces éléments avec attention.
Si vous pensez ne pas avoir besoin d’accéder très régulièrement à vos archives, il peut par ailleurs être intéressant d’envisager de s’éloigner pour limiter le coût du stockage de vos archives. En effet, les tarifs de stockage peuvent facilement aller du simple au triple selon le lieu de stockage en région parisienne.
C’est en particulier vrai si vous avez besoin d’un grand espace de stockage : au-delà de 6m2, les tarifs des services de stockage d’archives peuvent exploser, en particulier sur Paris intra-muros. En visant la banlieue, vous limiterez ces coûts.
A titre d’exemple, un box de stockage d’1 ou 2m2 sur Paris coûte entre 70 et 150€ par mois, alors que vous pouvez en trouver pour 40 à 80€ en banlieue proche, en particulier dans le nord ou l’est de Paris.
Mais pour un box de 10m2 ou plus, il peut facilement vous en coûter autour de 400€ par mois à Paris, contre la moitié en région parisienne ! Faites donc votre choix entre proximité du box et tarif mensuel avec discernement.
