Chef d’entreprise, médecin, avocat, notaire ou même particulier, nous sommes tous confrontés à la même problématique : l’accumulation de documents et archives en tout genre au fil du temps. Factures d’électricité, fiches de paie, factures de téléphone, actes authentiques notariés, papiers administratifs (impôts, assurance, banque, santé, véhicule, logement…), dossiers clients / patients, documents fiscaux et comptables, documents juridiques… la liste est longue ! La loi imposant des délais de conservation spécifiques en fonction du type d’archives, il convient de trouver un emplacement de stockage idéal chez vous… ou ailleurs. L’objectif ? Conserver vos documents de manière intacte pendant de nombreuses années. Voici donc nos conseils pour stocker vos archives longtemps.

Les règles à respecter pour stocker vos archives longtemps

Les documents, quels qu’ils soient, requièrent des conditions climatiques spécifiques pour demeurer dans un parfait état, malgré le temps qui passe. Voici les principales conditions à respecter pour stocker vos archives aussi longtemps que souhaité.

La température et le taux d’humidité

La bonne conservation des archives dépend principalement de la température et du taux d’humidité. L’erreur – pourtant fréquente – à éviter ? Entreposer vos documents dans votre cave, votre sous-sol ou votre grenier ! Ces endroits sont généralement sources de chaleur, d’humidité, de poussière… De plus, vous n’êtes pas à l’abri d’un risque d’incendie ou d’inondation. Autres inconvénients : les nuisibles (insectes ou rongeurs) qui peuvent s’attaquer à vos archives papiers ou encore l’accès à ces endroits qui n’est bien souvent pas facile.

Les conditions parfaites pour le stockage des archives ?

• Une température ambiante comprise entre 16° C et 20° C.

• Un taux d’humidité ne dépassant pas 55 % (vous pouvez utiliser un hygromètre pour mesurer l’humidité d’une pièce).

Idéalement, la pièce dédiée au stockage des archives doit donc être équipée d’un chauffage et de systèmes d’aération. Il est également important de protéger vos archives contre les risques d’inondation, d’infiltration et d’incendie.

À noter : les températures idéales et le taux d’humidité diffèrent selon le type d’archives à stocker :

• Pour les documents papiers : température de 18° C et humidité entre 45 et 55 %.
• Pour les photographies : température < 18°C et humidité entre 30 et 50 %.
• Pour les reliures en cuir : température de 18° C et humidité entre 50 et 60 %.

L’éclairage

L’éclairage influe grandement sur la conservation de vos archives. En effet, une exposition prolongée à la lumière ou au soleil risque d’abîmer vos documents. Il faut donc veiller à préserver autant que possible vos archives des rayons du soleil. Pour ce faire, vous pouvez prévoir volets ou stores et disposer vos documents perpendiculairement aux ouvertures. Idéalement, ces dernières ne doivent pas dépasser les 1/10^ème de la surface de la façade de la pièce. Côté lumière artificielle, celle-ci ne doit pas excéder 150 lux et ne doit pas être placée au-dessus des rangements des archives.

Les dimensions de l’espace de stockage

La pièce dédiée au stockage des archives joue également un rôle prépondérant. Il faut en effet vous assurer qu’elle soit suffisamment spacieuse pour accueillir tous vos documents actuels… et ceux à venir. Malheureusement, dans la majorité des cas, le manque de place pousse les professions libérales et les particuliers à ranger leurs archives dans des endroits peu adaptés (caves, greniers, garages…). La solution à envisager ? Externaliser le stockage.

 

Stocker vos archives longtemps : quels facteurs peuvent abîmer vos documents ?

Différents facteurs peuvent dégrader vos archives de manière irréversible, aussi rapidement que soudainement :

• Les effets du temps. Malheureusement, on ne peut rien contre le temps… mais on peut utiliser différents moyens pour le contrer astucieusement. Pour l’anecdote, l’ANDRA (Agence nationale pour la gestion des déchets radioactifs) a inscrit certaines de ses archives sur du papier permanent avec de l’encre résistante afin de pouvoir les conserver pendant au moins 300 ans, et se conformer ainsi à la loi.

• L’environnement de la pièce dédiée au stockage : poussière, lumière, chaleur, humidité, pollution… Conseil : vous pouvez mettre vos archives dans des boîtes afin de les protéger au maximum.

• Les facteurs biologiques : insectes, rongeurs, moisissures.  Conseil : évitez nourriture et plantes à proximité de vos archives.

• Les catastrophes naturelles : inondation, incendie. Conseil : en cas d’inondation, faites sécher vos archives entre des papiers absorbants ou des buvards afin d’éviter les moisissures. Vous pouvez également congeler vos documents mouillés afin d’éviter toute déformation, puis procéder au séchage par la suite.

Le centre de self-stockage Bien Sûr : un endroit parfait pour stocker vos archives longtemps

Les centres de self-stockage Bien Sûr, situés à Bois d’Arcy et Maurepas dans les Yvelines, permettent aux professions libérales, dirigeants d’entreprise et particuliers de stocker leurs archives longtemps dans des box individuels, totalement sécurisés et accessibles à tout moment durant les horaires d’ouverture (de 6h à 23h tous les jours, y compris les jours fériés).

Voici les atouts de Bien Sûr :

• Des conditions parfaitement adaptées au stockage des archives, quel que soit leur type : température idéale, système de ventilation, anti-nuisibles, contrôle de l’humidité, pas d’exposition à la lumière ou au soleil, propreté impeccable…
• Un système de sécurité intégral : alarme et vidéosurveillance 24h sur 24 et 7j sur 7, détection incendie…
• Des box de stockage éloignés des canalisations d’eau.
• Des box de différentes tailles – de 1 à 30 m² – à choisir selon vos besoins.
• Une durée de stockage illimitée, sans date de fin.
• Des prix transparents et plus accessibles qu’à Paris.
• Un abonnement sans engagement, résiliable dès que vous le désirez.
• Des centres accessibles en voiture ou en transport en commun, avec un parking sur place.
• Et pour finir : une souscription rapide en ligne ou sur place, et un service client chaleureux et réactif.

Pour conclure, si vous souhaitez stocker vos archives le plus longtemps possible, il vous faut impérativement respecter certaines conditions comme la température, le taux d’humidité ou encore la luminosité. Avoir recours à un professionnel du stockage peut vous éviter bien des désagréments !