Chef d’entreprise, médecin, avocat, notaire ou même particulier, nous sommes tous confrontés à la même problématique : l’accumulation de documents et archives en tout genre au fil du temps. Factures d’électricité, fiches de paie, factures de téléphone, actes authentiques notariés, papiers administratifs (impôts, assurance, banque, santé, véhicule, logement…), dossiers clients / patients, documents fiscaux et comptables, documents juridiques… la liste est longue ! La loi imposant des délais de conservation spécifiques en fonction du type d’archives, il convient de trouver un emplacement de stockage idéal chez vous… ou ailleurs. L’objectif ? Conserver vos documents de manière intacte pendant de nombreuses années. Voici donc nos conseils pour stocker vos archives longtemps.
Pour durer, les archives doivent rester entre 16 et 20 °C, sous 55 % d’humidité, à l’abri de la lumière, des nuisibles et des inondations. Caves, greniers et garages sont à éviter.
L’essentiel
- Papier : 18 °C et 45 à 55 % d’humidité ; photos : moins de 18 °C et 30 à 50 % ; cuir : 18 °C et 50 à 60 %.
- Lumière artificielle : 150 lux au plus, jamais au-dessus des rangements.
- Archives en boîtes, loin de la nourriture et des plantes.
- Document mouillé : séchez-le entre des buvards, ou congelez-le avant de le sécher.
- Nos box sont secs et ventilés en continu, sous alarme et vidéosurveillance 24h/24.
Les règles à respecter pour stocker vos archives longtemps
Les documents, quels qu’ils soient, requièrent des conditions climatiques spécifiques pour demeurer dans un parfait état, malgré le temps qui passe. Voici les principales conditions à respecter pour stocker vos archives aussi longtemps que souhaité.
La température et le taux d’humidité
La bonne conservation des archives dépend principalement de la température et du taux d’humidité. L’erreur – pourtant fréquente – à éviter ? Entreposer vos documents dans votre cave, votre sous-sol ou votre grenier ! Ces endroits sont généralement sources de chaleur, d’humidité, de poussière… De plus, vous n’êtes pas à l’abri d’un risque d’incendie ou d’inondation. Autres inconvénients : les nuisibles (insectes ou rongeurs) qui peuvent s’attaquer à vos archives papiers ou encore l’accès à ces endroits qui n’est bien souvent pas facile.
Les conditions parfaites pour le stockage des archives ?
- Une température ambiante comprise entre 16° C et 20° C.
- Un taux d’humidité ne dépassant pas 55 % (vous pouvez utiliser un hygromètre pour mesurer l’humidité d’une pièce).
Idéalement, la pièce dédiée au stockage des archives doit donc être équipée d’un chauffage et de systèmes d’aération. Il est également important de protéger vos archives contre les risques d’inondation, d’infiltration et d’incendie.
À noter : les températures idéales et le taux d’humidité diffèrent selon le type d’archives à stocker :
- Pour les documents papiers : température de 18° C et humidité entre 45 et 55 %.
- Pour les photographies : température < 18°C et humidité entre 30 et 50 %.
- Pour les reliures en cuir : température de 18° C et humidité entre 50 et 60 %.
L’éclairage
L’éclairage influe grandement sur la conservation de vos archives. En effet, une exposition prolongée à la lumière ou au soleil risque d’abîmer vos documents. Il faut donc veiller à préserver autant que possible vos archives des rayons du soleil. Pour ce faire, vous pouvez prévoir volets ou stores et disposer vos documents perpendiculairement aux ouvertures. Idéalement, ces dernières ne doivent pas dépasser les 1/10ème de la surface de la façade de la pièce. Côté lumière artificielle, celle-ci ne doit pas excéder 150 lux et ne doit pas être placée au-dessus des rangements des archives.
Les dimensions de l’espace de stockage
La pièce dédiée au stockage des archives joue également un rôle prépondérant. Il faut en effet vous assurer qu’elle soit suffisamment spacieuse pour accueillir tous vos documents actuels… et ceux à venir. Malheureusement, dans la majorité des cas, le manque de place pousse les professions libérales et les particuliers à ranger leurs archives dans des endroits peu adaptés (caves, greniers, garages…). La solution à envisager ? Externaliser le stockage.
C’est exactement pour cette raison que de nombreux professionnels et particuliers de Coignières, Trappes et Élancourt choisissent d’externaliser le stockage de leurs archives plutôt que d’aménager une pièce dédiée chez eux : recréer ces conditions (température stable, humidité maîtrisée, absence de lumière) est rarement réaliste à l’échelle d’un logement ou d’un cabinet.
Stocker vos archives longtemps : quels facteurs peuvent abîmer vos documents ?
Différents facteurs peuvent dégrader vos archives de manière irréversible, aussi rapidement que soudainement :
- Les effets du temps. Malheureusement, on ne peut rien contre le temps… mais on peut utiliser différents moyens pour le contrer astucieusement. Pour l’anecdote, l’ANDRA (Agence nationale pour la gestion des déchets radioactifs) a inscrit certaines de ses archives sur du papier permanent avec de l’encre résistante afin de pouvoir les conserver pendant au moins 300 ans, et se conformer ainsi à la loi.
- L’environnement de la pièce dédiée au stockage : poussière, lumière, chaleur, humidité, pollution… Conseil : vous pouvez mettre vos archives dans des boîtes afin de les protéger au maximum.
- Les facteurs biologiques : insectes, rongeurs, moisissures. Conseil : évitez nourriture et plantes à proximité de vos archives.
- Les catastrophes naturelles : inondation, incendie. Conseil : en cas d’inondation, faites sécher vos archives entre des papiers absorbants ou des buvards afin d’éviter les moisissures. Vous pouvez également congeler vos documents mouillés afin d’éviter toute déformation, puis procéder au séchage par la suite.
Le centre de self-stockage Bien Sûr : un endroit parfait pour stocker vos archives longtemps
Les centres de self-stockage Bien Sûr, situés à Bois d’Arcy, Maurepas et Orgeval dans les Yvelines, permettent aux professions libérales, dirigeants d’entreprise et particuliers de stocker leurs archives longtemps dans des box individuels, totalement sécurisés et accessibles à tout moment durant les horaires d’ouverture (de 6h à 23h tous les jours, y compris les jours fériés).
Voici les atouts de Bien Sûr :
- Des conditions parfaitement adaptées au stockage des archives, quel que soit leur type : box secs et ventilés en continu…
- Un système de sécurité intégral : alarme et vidéosurveillance 24h sur 24 et 7j sur 7, détection incendie…
- Des box de différentes tailles – de 0,5 à 30 m² – à choisir selon vos besoins.
- Une durée de stockage illimitée, sans date de fin.
- Des prix transparents et plus accessibles qu’à Paris.
- Un abonnement sans engagement, résiliable dès que vous le désirez.
- Des centres accessibles en voiture ou en transport en commun, avec un parking sur place.
- Et pour finir : une souscription rapide en ligne ou sur place, et un service client chaleureux et réactif.
Pour conclure, si vous souhaitez stocker vos archives le plus longtemps possible, il vous faut impérativement respecter certaines conditions comme la température, le taux d’humidité ou encore la luminosité. Avoir recours à un professionnel du stockage peut vous éviter bien des désagréments !
Questions fréquentes
Quelle température et quelle humidité pour des archives ?
Entre 16 et 20 °C, avec une humidité qui ne dépasse pas 55 %.
Où stocker les archives de son entreprise ?
Au bureau si la place le permet ; sinon dans un local loué, sécurisé, propre et sec, comme un box.
Que faire d’archives mouillées ?
Les sécher entre des papiers absorbants ou des buvards, ou les congeler pour éviter qu’elles se déforment, puis les sécher.
Quels frais vérifier avant de louer un box pour des archives ?
L’assurance, le cadenas, les frais de gestion ou de dossier, et les conditions de résiliation.
Quels sont les tarifs du stockage d’archives ?
Les tarifs de stockage dans les centres de stockage qui proposent des boxes de stockage adaptés au stockage d’archives sont très variables.
Leur prix est fixé mensuellement : la location d’un box de stockage se fait en effet au mois le mois, sans que vous ne soyez en général engagé sur une durée minimale. Vérifiez néanmoins les modalités à respecter pour mettre fin à votre contrat de location, car elles peuvent être plus ou moins complexes.
Ensuite, pensez à comparer les tarifs de stockage dans la zone qui vous intéresse. Privilégiez les sites qui affichent clairement leurs tarifs, c’est un bon indicateur pour vous assurer de l’absence de coûts cachés.
Car c’est l’autre écueil des services de stockage d’archives dans des boxes sécurisés : il n’est pas rare que des coûts cachés viennent alourdir la facture. Assurance obligatoire, frais de cadenas, frais de gestion ou de dossier… Prenez le temps de vérifier chacun de ces éléments avec attention.
Si vous pensez ne pas avoir besoin d’accéder très régulièrement à vos archives, il peut par ailleurs être intéressant d’envisager de s’éloigner pour limiter le coût du stockage de vos archives.
Où stocker les archives de son entreprise ?
Il n’est pas toujours simple de stocker les archives de son entreprise dans ses bureaux, en premier lieu en raison d’un manque de place. C’est certes la solution la plus simple et pratique, mais on ne peut pas pousser les murs pour trouver un espace de stockage !
Si vous n’avez pas, dès votre emménagement dans vos locaux, imaginé d’espace pour conserver vos archives d’entreprise, il va nécessairement falloir vous tourner vers une solution externe. Et elles ne sont en fait pas légion, du fait de la nécessité de sécuriser vos archives.
Les services de stockage d’archives existent, mais ne sont pas légion : souvent très chers pour un service rendu minimes, ces prestataires d’archivage ne proposent en effet pas des services particulièrement intéressants par rapport à des solutions plus simples et moins chers.
Un local de stockage à louer peut en effet tout à fait être la bonne solution pour stocker vos documents papier et vos archives, à condition de vérifier que le stockage est sécurisé et se fait dans des conditions de conservations idéales.
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