Professions libérales : où stocker vos documents et archives de manière sécurisée ?

30 mai 2024 | Stockage

Vous exercez en tant que profession libérale et devez obligatoirement conserver vos documents comptables et archives durant un certain temps pour être en règle. Problème : vous vous retrouvez envahi par des piles de documents papiers et ne savez plus où les entreposer. Manque de place, mauvaises conditions de stockage, sécurité limitée… difficile de trouver l’endroit idéal pour stocker vos archives. Quand on sait que des documents stockés de manière optimale résistent mieux au temps, il apparaît indispensable de remédier à cette problématique. Focus sur le stockage des documents des professions libérales dans les Yvelines, et les différentes solutions possibles.   

Le stockage des archives des professions libérales : que dit la loi ?

La conservation des archives des professions libérales est encadrée par la loi. Que vous soyez notaire, avocat, médecin, expert-comptable, vétérinaire, podologue, etc. vous devez impérativement conserver certains documents comptables durant une période précise, sous peine de sanction.

Quelle est la durée légale de stockage ?

Le site de l’Administration française indique les délais de conservation suivants :

  • Livre et registre comptable : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
  • Pièce justificative (facture, bon de commande…) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
  • Documents fiscaux : 6 ans.

On constate que les délais sont assez longs, raison de plus pour accorder une importance toute particulière aux conditions de stockage.

Quels risques en cas de non-conservation d’un document comptable ?

Si vous ne pouvez pas présenter vos documents comptables et fiscaux lors d’un contrôle fiscal par exemple, vous vous exposez à une amende de 1500 €. Sachez que cette dernière peut augmenter avec le nombre de documents manquants. Par ailleurs, si vous ne pouvez présenter aucun document, l’amende peut aller jusqu’à 25 000 €. Veillez donc à bien conserver tous vos documents de manière rigoureuse et organisée.

Les conditions de stockage des archives : la clé pour une conservation optimale

Vous l’aurez compris, de bonnes conditions de stockage garantissent une longue durée de vie à vos documents. Voici les différents éléments à prendre en compte pour conserver vos documents papiers longtemps :

  • Optimiser la sécurité.
  • Protéger vos documents de la lumière.
  • Privilégier les classeurs plutôt que les boîtes afin d’éviter les frottements.
  • Eviter les endroits humides, poussiéreux.
  • Favoriser les endroits secs, à température ambiante, sans nuisibles potentiels (insectes, rongeurs…).

Quelles sont les différentes solutions pour stocker vos archives de professions libérales ?

Bien évidemment, le premier endroit auquel on pense pour stocker ses archives est son bureau. Toutefois, celui-ci peut s’avérer trop petit ou trop encombré pour accueillir tous vos documents. La cave, le grenier et le garage sont aussi souvent utilisés pour le stockage des documents. Cependant, ceci est une très mauvaise idée : en effet, ces endroits ne sont généralement pas isolés du froid, de la chaleur et de l’humidité. De plus, ils peuvent abriter quelques nuisibles (rongeurs, insectes…) pouvant mettre en péril la conservation de vos documents. Enfin, ces endroits sont généralement trop encombrés pour stocker vos documents, trop petits ou inexistants dans votre logement.

Pour ces raisons, il est essentiel d’envisager d’autres options de stockage. Voici les principales solutions qui s’offrent à vous, plus ou moins avantageuses selon les cas.

La numérisation

Depuis 2017, la loi autorise les professions libérales à conserver des copies numériques de leurs documents comptables sans avoir besoin de garder les originaux. Si cette solution peut sembler pratique de prime abord, elle nécessite de respecter certaines règles :

  • La copie du document doit être identique à l’original.
  • Le document doit être au format PDF.
  • Le document doit être en conformité avec le référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile afin de garantir sa sécurité. Pour ce faire, il est nécessaire d’utiliser un logiciel comptable en ligne.

Numériser ses archives peut donc s’avérer relativement contraignant. De plus, la numérisation n’est possible que pour les factures et les justificatifs. Pour les livres comptables et déclarations, vous devez les conserver sous format papier, s’ils sont tenus sous ce format.

Au sein d’une pièce dédiée dans vos locaux ou chez vous

Autre solution : dédier une pièce au stockage de vos archives. Cela peut être une pièce de votre logement personnel ou une pièce au sein de vos locaux professionnels. Néanmoins, cela suppose de posséder un grand logement ou de grands locaux et suffisamment de place pour pouvoir se permettre de « condamner » une pièce. Par ailleurs, la pièce en question doit être idéalement fraîche, propre et non exposée au soleil. Il faut également veiller à préserver la sécurité de vos documents. Tout ceci peut ainsi s’avérer compliqué en plus d’être contraignant.

Dans un centre de stockage spécialisé

Les centres de stockage ou self-stockage fonctionnent en libre-service. Une fois la taille de box choisi, vous pouvez entreposer vos documents, papiers et archives à votre guise. Les avantages sont nombreux :

  • Sécurité renforcée (système de télésurveillance, anti-intrusion, alarmes…).
  • Conditions de stockage optimales : système anti-humidité, anti-incendie et anti-nuisible.
  • Box propres, ventilés et à l’abri de la lumière.
  • Accès illimité, à tout moment pendant les horaires d’ouverture.

Seule contrainte : trouver un centre de stockage près de chez vous et pratiquant des tarifs accessibles. En effet, les différences de prix varient suivant la localisation du centre de stockage. Un centre situé à Paris sera logiquement plus cher qu’un centre situé en banlieue. Il faut également vous assurer de la qualité du centre, de sa réputation et de son accessibilité. Une fois ces points vérifiés, vous pouvez vous lancer !

Bien Sûr, des centres de self-stockage dans les Yvelines parfaitement adapté aux professions libérales

Bien Sûr propose deux centres de self-stockage dans les Yvelines, en banlieue parisienne : un centre situé à Bois d’Arcy et un centre situé à Maurepas.

Ses avantages ?

  • Des tarifs attractifs, tout en bénéficiant d’un emplacement idéal, non loin de Paris.
  • Une solide réputation.
  • Une excellente accessibilité : grand parking sur place, transports en commun à proximité du centre.
  • Un accueil et un accompagnement personnalisé : des conseillères sur place (ou par téléphone) vous guident dans le choix de votre box et répondent à toutes vos questions.
  • Des box de toute tailles, de 1 à 30 m², propres et ventilés.
  • Une sécurité optimale (système de vidéosurveillance 24h / 24, 7 jours sur 7).
  • Un système de détection anti-incendie.
  • Un accès aux box de 6h à 23h tous les jours, y compris les jours fériés.
  • Un abonnement sans engagement, avec la possibilité d’arrêter à tout moment.
  • Un système de réservation en ligne rapide et facile.
  • Une durée de location illimitée.

Ainsi, grâce à la qualité de ses services et de ses box, Bien Sûr répond parfaitement aux besoins de stockage des professions libérales, quelle que soit leur activité.

Vous cherchez un box de stockage en région parisienne ?

Que ce soit le temps de votre déménagement, de vos travaux ou par simple manque de place, comparez les tarifs de nos box de stockage : chez Bien Sûr, les tarifs sont clairs et transparents, et la réservation est simple et immédiate en ligne.

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